Орчин цагийн ажил горилогчдын хамгийн том соёл юу болохыг мэдэх үү? Энэ бол имэйл бичих соёл. Аливаа албан болон албан бус газарт алинд ч байсан дадлага, сайн дурын ажил цаашлаад ажил горилогчоор өөрийн материал, CV-ээ явуулах гэж байгаа бол дараах алхмуудыг сайтар анхаараарай. 

Энэхүү контентыг уншсанаар та ажил горилох үедээ хэрхэн зөв алдаагүй, эмх цэгцтэй имэйл бичих талаар сурахаас гадна имэйлээр дамжуулан ажилд орох магадлалаа тодорхой хувиар өсгөх боломжуудыг мэдэж авах юм шүү. 

• Сонирхолтой баримт: Ажил олгогчдын 61% нь ажил горилогчийн имэйл хэрхэн бичсэнээс хамааран дүгнэлтээ гаргадаг байна. Тэгэхээр өөрийгөө илэрхийлэх, анхны сэтгэгдэл өгөх хамгийн чухал зүйл имэйл гэдэгтэй санал нийлж байгаа биз?

1. Subject хамгийн чухал нь

Subject гэдэг нь таны имэйлийн гарчиг гэж ойлгож болно. Хүмүүс бие бие рүүгээ захидал илгээхэд юуны талаар гэдгээ захидлынхаа дээр бичдэг шүү дээ. Яг л үүнтэй адил зураг дээр улаанаар тодруулсан хэсэгт имэйлийнхээ гарчгийг тавина гэсэн үг. Зарим хүмүүс энэ хэсэгт имэйлийнхээ бүх тесктийг бичих тохиолдол олонтаа бий. Компанийн хүний нөөцийн ажилтан таны орохыг хүсэж буй ажлын байран дээр өдөрт хэдэн зуун имэйл хүлээн авч байгаа. Тэдгээр олон имэйлийг гүйлгэж хараад хэрэггүйг нь шууд устгах ч магадлалтай тул тэдгээр имэйл дундаас ялгарч харагдах гол зүйл нь имэйлийн subject юм шүү дээ. Тиймээс subject дээр тодорхой гол зүйлээ бичсэн байх нь таны имэйлийг нээж харах хамгийн эхний сэдлийг өгдөг. 

Жишээ нь, дээрх зураг дээр харагдаж байгаачлан маш тодорхой, эмх цэгцтэй, юуны талаар гэдгээ бичнэ. Тэр тусмаа ажил горилж байгаа үед тухайн ажлын байрны нэр, араас нь CV илгээж буйгаа бичихэд л хангалттай. Гэхдээ тухайн ажилд өөрийн хүсэлтээр анкет илгээх, зарын дагуу илгээх, дадлага хийхээр хүсэлт илгээх зэрэг нь бүгд хоорондоо ялгаатай тул өөрийн зорилгоо subject дээрээ тусгаарай. Бид энэ удаад зөвхөн ажил горилж буй үед хэрхэн бичих талаар онцолж байгааг бүү мартаарай.

Subject бичихэд анхаарах зүйлс:

• Албан тушаалын нэрийг дурд
• Юуны талаар гэдгээ бич
• Товч байх
• Үг үсгийн алдааг хянах

2. Имэйлдээ юу, юу багтаах вэ?

Имэйлийнхээ subject-ийг биччихлээ одоо харин имэйл дотроо юу бичих вэ? Зарим хүмүүс имэйлдээ учир холбогдолгүй, маш олон зүйлс нуршсан, албан бус ярианы үг хэллэг ашигласан, үг үсэг, утгын алдаатай гэх мэтчилэн алдаа гаргасан байдаг. Тэгвэл үүнээс хэрхэн сэргийлэх вэ? Ер нь имэйлийн агуулга ямар байх хэрэгтэй вэ?

Жишээ нь: 

Эхлэл хэсэгт. Жишээ зураг дээр харагдаж буйчлан захидлыг 3 хэсэгт хуваан бичнэ. Эхлэл хэсэгт мэнд мэдэх, ер нь ямар ч төрлийн имэйл явуулсан та заавал тухайн илгээж буй хүний амар, мэндийг ирсэн мэндчилгээ захидлынхаа хамгийн эхэнд оруулж хэвшээрэй. 

Гол хэсэгт. Имэйлийнхээ гол зорилгыг бичнэ. Зарын дагуу ажил горилж буй бол энэ тухайгаа, өөрийн хүсэлтээр илгээж буй бол өөрийн хүсэлтээр гэдгээ, дадлага хийх хүсэлтэй бол энэ тухайгаа гэх мэтчилэн. Гэхдээ бид өнөөдөр ажил горилох талаар ярьж байгаа учраас жишээ загвар зураг дээр харуулсантай адилаар бичиж болно. 

Төгсгөл хэсэгт. Имэйлийн төгсгөл хэсэгт тухайн харилцаж буй хүндээ өөрийн мэдээллийг хүргэх зорилгоор нэр, утас, холбоо барих мэдээллээ имэйлдээ хавсаргах нь имэйл бичих хамгийн том соёлын нэг юм. Эсвэл signature үүсгэсэн ч болно. Signature гэдэг нь таны мэдээллийг агуулсан хэсэг ба та имэйл явуулахдаа signature-аа идэвхжүүлбэл автоматаар имэйлийн дор таны мэдээлэл гарч ирнэ. Үүнийг үүсгэхийн тулд имэйлийнхээ settings -> all setting хэсэг рүү орон signature хэсэгт нэр, холбоо барих дугаар, эрхэлдэг ажил зэрэг өөрийн мэдээллүүдээ оруулан хамгийн доор байрлах save changes-ыг дарна. Заавар бичлэгийг энд даран үзээрэй. Ингэснээр бусад руу имэйл явуулахад имэйлийн хамгийн доод хэсэгт таны үүсгэсэн signature гарч ирнэ. Заримдаа шаардлагагүй гэж үзвэл signature-аа болиулж ч бас болно. 

Илүү дэлгэрэнгүй бичих бол:

• Имэйл бичиж буй зорилго
• Ямар албан тушаалд ажиллахыг хүсэж байна
• Энэ албан тушаалд тавигдаж буй ямар шаардлагуудыг та биелүүлж байна вэ?
• Та компанид ямар үнэ цэн нэмж чадах вэ?
• Холбоо барих мэдээлэл зэрэг мэдээллүүдийг нэмж бичиж болно.

Бичихдээ анхаарах зүйлс:

• Имэйл хаягийнхаа нэрийг өөрийн бүтэн нэрээр нэрлэх
• Эелдэг бөгөөд албаны үг хэллэг ашиглах
• Захидал хүлээн авагчид хүндэтгэлтэй хандах
• Үг үсгийн алдааг заавал хянах
• Үсгийн фонтын хэмжээг тохируулах /налуу, хэт гоёмсог фонтоос аль болох татгалзах/
• Эможи ашиглахгүй байх 
• Криллээр буюу монгол фонтоор бичих
• CV-ээ PDF файл болгон илгээх

3. Имэйлд ажиглагддаг түгээмал алдаанууд

• Hi, Сайн уу? гэх мэт үгсээр эхлэх
• Имэйл хаягийн нэр нь хуурамч нэр байх
• Хэт урт, нуршуу имэйл бичих
• CV дээр дурдсан зүйлсийг дахин имэйл дээр дурдах
• Хэт хувийн шинжтэй мэдээллүүд бичих
• Хавсралтаар илгээх материалаа /CV, Resume/ илгээгээгүй байх
• Холбоо барих мэдээллээ бичээгүй байх

Бид дараагийн дугаарт хэрхэн зөв, тохиромжтой CV бичих талаар контент хүргэх тул тэр болтол хүлээж байгаарай. Мөн өөр ажилд ороход тулгарч буй асуудлууд болон мэдэхийг хүсэж буй зүйлс байвал бидэнд санал хүсэлтээ [email protected] хаягаар ирүүлээрэй.